Управление на договори

Управлението на договори или „contract management“ представлява най-общо следене и изпълняване на отделните клаузи от договора, което действие започва главно след неговото подписване. Разбира се мениджърът по управлението на договорите взема дейно участие в подготовката на договора и участва във формирането предимно на финансовите аспекти, с цел да се избегнат евентуални бъдещи проблеми при фактурирането и въобще от финансово естество. Възможно е мениджърът по управлението на договори да вземе отношение и по правните аспекти, да предложи и сам да подготви структурата на договора, което според нас не е препоръчително и би довело до бъдещи проблеми от правно естество. Когато става въпрос за еднотипни договори, които са уточнени и се използват вече във фирмената практика, тогава разбира се няма риск от евентуални правни или финансови проблеми, но по принцип един договор се изготвя от юрист по професия, а финансовите аспекти и управлението на договорите, след тяхното подписване са в компетенцията на икономист.

Правният и финансовият отдел, заедно с търговският отдел в една фирма в процеса на подготовката на подписване на договора трябва да действат взаимно в синхрон, да си координират действията, да се контролират и всеки да си даде препоръките/ корекциите/ в своята сфера. Сътрудничеството е валидно също и при самото управление на договора, след като той бъде подписан, ако естеството на договорните клаузи го изисква -  подготовка и подписване на допълнителни споразумения, анекси и други, изискващи компетенцията на експерти извън сферата на финансовия отдел.

Естеството на управление на договорите се обуславя и зависи от неговия вид и от заложените в него договорни клаузи. Най-общо може да се каже, че същността на тази дейност се състои в следене на срокове/ падежи за фактуриране, осигуряване на договорните обезпечения и застраховки, проследяване и изискване/ изпълняване на определени действия вследствие от настъпване на опредени условия, следене на плащанията по този договор съгласно уговореното в него, водене на таблици и/или нанасяне на данни в специални софтуерни програми, следене на всички срокове по съответния договор, както и всякакви действия с подобен характер, които да обезпечат договорното изпълнение на всички клаузи, заложени в договора.

Примерно при договорите за лизинг и кредит, управлението по договорите се състои във въвеждането, контрола и актуализирането на данните в различните системи, фактурирането на регулярните вноски и такси/ обикновено на месечна база/, включително фактурирането на други допълнителни разходи / лихви за междинно финансиране, лихви за забава, данъци и такси, застраховки, както и други разходи, регламентирани в конкретния договор/, актуализиране на погасителните планове, мониторинг на просрочените задължения, изготвяне и изпращане на покани за плащания при забава. Мениджърът по управлението на договорите има за задача да съдейства също така на колегите си от търговския отдел - “front office support”  в тяхната търговска дейност по отношение на администрирането – да проверява калкулациите / погасителните планове / и да подпомага дейността на търговския отдел при проблемните случаи, съгласно неговата компетенция.

При договорите за наем се фактурират обикновено месечни вноски за наем, такса за поддръжка, а разходите за консумативи се фактурират с дебитни известия към издадените фактури, отнасящи се за конкретния период на консумация. Наемната цена може да е обект на индексация, примерно в съответствие с Хармонизирания индекс на потребителските цени за зона EU / Европейски индекс на потребителските цени /, определен от ЕВРОСТАТ. Също така таксата за поддръжка / service charge / се начислява прогнозно на годишна база и след като изтече календарната година, се изчислява нейната действителна величина през изминалата година, като с разликата се изравняват издадените фактури съответно с дебитно или кредитно известие.   

Управлението на договорите за строителство и строителни услуги се състои главно в следене на сроковете за фактуриране, които обикновено са обвързани с конкретна фаза/ етап  на строителство и това се удостоверява с доклад/ протокол от експерт по строителството, обикновено протокол, образец акт № 19 за извършени строителни дейности или издаден документ от компетентните власти за достигнат етап на строителство. Съответните протоколи, документи представляват основание за фактуриране и датата на данъчното събитие трябва да съответства на датата, на която е издаден строителния документ. Характерно при договорите за строителство е, че при тях обикновено се изисква застраховка, а след извършване на строителната услуга се задържа гаранция за определен срок под формата на банкова гаранция или просто от окончателната фактура се задържа определен процент от нетната обща сума по договора, като в този случай фактурата се издава по определен начин – посочва се общата сума по договора, от нея се приспадат изплатените аванс и частични плащания, описва се задържаната гаранция и се посочва реалната сума за плащане. Важен момент тук е да се отбележи, че се задържа гаранция само от нетната сума, т.е. дължима е пълната сума на ДДС.

При договорите за доставка обикновено се уговаря авансово и окончателно плащане след получаване на стоката / извършването на услугата, което има значение и трябва да се следи при фактурирането.

По принцип всеки договор е уникален сам за себе си и може да бъде подписан в различна форма, стига да не противоречи на установените законови норми. Ето защо от съществено значение преди неговото подписване е той да бъде много добре обмислен и проверен за неточности и непълноти, за да бъде с ясно и точно съдържание и да не поражда различни тълкования, които биха довели до евентуални бъдещи проблеми при неговото управление, необходимост от подписване на допълнителни споразумения и анекси. В случай на съмнения и затруднения в управлението на договорите е хубаво да се потърси експертна помощ.

A company of the EXPERTS